Cómo configurar OneDrive Known Folder Move con Intune: una directiva imprescindible

¿Por qué OneDrive Known Folder Move (KFM) es imprescindible?

A los usuarios les encanta guardar archivos en el Escritorio, Documentos e Imágenes. Pero esos archivos muchas veces no tienen copia de seguridad, y si el portátil falla o se estropea el hardware, se pierden. Ahí entra KFM.

Known Folder Move redirige automáticamente las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes de los usuarios a OneDrive. Esto significa:

• Copia de seguridad automática: los datos importantes del usuario se guardan en OneDrive sin que tenga que hacer nada.
• Sin cambiar hábitos: los usuarios siguen guardando los archivos donde siempre.
• Cambio de equipo sin sustos: si el usuario cambia de dispositivo o el suyo falla, sus archivos están disponibles con solo volver a iniciar sesión, sin copias manuales.
• Cumplimiento y seguridad: ayuda con las directivas de protección de datos y seguridad.

Es una directiva que ahorra muchos dolores de cabeza, sobre todo al reemplazar muchos equipos o cuando se pierden archivos.

Configurar OneDrive KFM en Intune (paso a paso):

Veamos cómo configurarlo en Intune.

1. Ve a los perfiles de configuración: en el portal de Intune, entra en “Devices” > “Windows” > “Configuration Profiles”.

2. Crea una directiva nueva: haz clic en “Create Profile”, elige “Windows 10 and later” como plataforma y “Settings catalog” como tipo de perfil.

3. Nombre y descripción: dale un nombre claro, como “OneDrive KFM”, y una descripción útil.

4. Agrega la configuración: en “Configuration settings”, haz clic en “Add settings” y busca “OneDrive”.

5. Opciones clave de OneDrive que debes activar:

   • Silently sign in users to the OneDrive sync app with their Windows credentials: inicia sesión automáticamente con las credenciales de Azure Active Directory del usuario, sin pasos extra.
   • Use OneDrive Files On-Demand: ahorra espacio en disco descargando los archivos solo cuando el usuario los abre.
   • Silently move Windows known folders to OneDrive: es la opción principal. Puedes elegir carpetas concretas (Escritorio, Documentos, Imágenes) si necesitas más control, o activar la opción general que redirige las tres.
   • Show notifications to user after folders have been redirected: (opcional, pero recomendable) mantiene informado al usuario.
   • Prevent users from redirecting their Windows known folders to their PC: impide que el usuario devuelva las carpetas al equipo local, para que los datos sigan con copia de seguridad.
   • Prevent users from syncing personal OneDrive accounts: una opción de seguridad clave para que solo se sincronicen cuentas de la organización.
   • Exclude specific kinds of files from being uploaded: (opcional) puedes indicar extensiones (por ejemplo .pst o .iso) que no se deben subir a OneDrive.
   • Limit the upload rate: (importante en despliegues grandes) si lo aplicas a muchos usuarios a la vez, conviene limitar el ancho de banda de subida para no saturar la red, sobre todo con archivos grandes como PST antiguos.
   • Tenant ID: algunas opciones necesitan el identificador de tu tenant.

6. Asignaciones: asigna la directiva a los grupos de usuarios que quieras. Es muy recomendable probarla por fases con grupos pequeños para vigilar el consumo de ancho de banda y la experiencia del usuario antes de un despliegue amplio.

¿Qué pasa después de aplicar la directiva?

Cuando la directiva se aplica y el dispositivo se sincroniza con Intune:

• La aplicación de sincronización de OneDrive inicia sesión automáticamente.
• Las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes se redirigen a OneDrive.
• Los archivos guardados en esas carpetas se sincronizan solos con OneDrive.
• Los usuarios no pueden cambiar la ubicación local de esas carpetas ni sincronizar cuentas personales de OneDrive.

Esta directiva es muy útil para garantizar la copia de seguridad de los datos y una experiencia sin cortes entre dispositivos. ¡Pruébala!